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【ビジネスマナー超初級編】正しい電話応対とは?社会人の必須スキルを身に付ける4つのポイント

はじめまして。
経営企画室の『あみち』です。

今年の夏は暑かったですね~。
9月入ってからも暑かったので、もう夏、終わってよくない!?と毎日思っておりました。

さてさて、今回は6月に社内の超初級★電話応対セミナーの講師をさせて頂いたので、電話応対について少しだけ、ほんのすこーーーしだけ書きます。

『なぜ電話が苦手なのか』

そもそも、なぜ苦手なのかをちょーーーーとだけ考えてみました。
ちょっとだけね。
ほんとちょっと。

『顔が見えないから感情が読めない・怖い』

電話応対で相手の感情が読めない

怒ってんの?ねぇ、怒ってる?と疑心暗鬼になる。

『緊張感』

電話応対に聞き耳を立てる社員

聞き耳たててるくない!?やめて!!!

『知らない相手からの電話が怖い』

知らない相手からの電話に恐怖心

なぜ電話!!もうメールでいいじゃん、メールして!

と、いったところですかね。
3つだけって?
はい、3つ目でもういいかな~って思いました。

はーーい、そんなことはさておき、今から3秒間だけ、少しでも改善できる方法を伝授します。

① メモの準備
② 姿勢を正しく
③ ハッキリ・ゆっくり・大きな声で
④ 笑顔

はぁ!?3秒とか無理!?

そんなあなたに朗報です!!!

では、下記をじっくり・ゆっくりお読みください。
ゆっくりじゃないとすぐ読み終わりますからね。

まずは準備をしましょう。

なんでも準備は大切ですからね。

① メモの用意は大丈夫?

電話の位置は、ペンを持つ手の反対側が鉄則!

書く方の手で受話器を取ってしまうと、メモをする時にアタフタしてしまうんですよね~。
しかも、電話応対は苦手ときたら、なおさらパニック!
なので、受話器とは反対側にメモとペンをいつでも使えるように準備しておきましょう。

② 姿勢は正しく

人というのは、だらけた姿勢でいると必然的に話し方も連動してだらしのないものになっちゃうんです。
ほら、お母さんとか話が長いとぐで~っとしたまま返事したりしちゃいません?
あの感じ。

さすがに職場でそこまでは無くとも、あの感じに近くなっちゃうんですよね。
しかも、意外と見えてなくても伝わるってゆーね。
なので、姿勢は正しくしておきましょう。

いよいよ本番!

はい、次!
やっときましたよ!電話を取るとき!
ちょーーー簡単なことしか言わないので、二度見してくださいね。

③ ハッキリ・ゆっくり・大きな声で

緊張もするし、聞き耳をたてられてる感がすごくあって嫌なのは分かります。
分かるんですけど、そこは相手の気持ちになってみてください。

早口でボソボソと話されたら不安になりませんか?
尚且つ、その口調で何度も聞き返されたり返答されるとどうです?
さらに不安に感じますよね。
なので、『メモの準備、姿勢、声のトーン』を落ち着いて実践してみましょう。

④ 笑顔で話す

はい、きたコレ!重要!!!すんごい重要!!!
姿勢と同じで、表情も声や話し方と連動するんですよね~。

不思議!

コールセンターの朝礼では、鏡の前で笑顔をつくる練習もあったりするんですって!
なので、笑顔で電話をとりましょう。

まとめ

笑顔で電話応対をする

すんごい簡単な方法だけで申し訳ないぐらいですが、これで最後です。
(期待して最後まで読まれた方、ごめんなさい・・・私にはこれが限界ですw)

電話って不思議なもので、本当に気持ちがこもっていれば、顔が見えなくとも相手に伝わるんですよね。
だから、気持ちを込めて応対してほしいな、と思います。
そうすることで『顔』を覚えてもらえるのではなく、『声』を覚えてもらえることもあります。
それって、すごく嬉しくてすごいことだと思いませんか?

皆さんが少しでもそんな体験ができればいいなぁ~。

ではでは、経営企画室のあみちでした~*^ω^)ノ” ♪