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【ビジネスマナー・敬称】様と殿?御中と各位?メールや郵便物で文書の正しい使い方をマスター

先方に送るメールの文書作成中

ある日の目下から目上へのビジネスメール

△△株式会社 ○○殿
いつもお世話になっております。
先日はお忙しい中お時間いただき、ありがとうございました。
議事録をまとめましたので、お手隙にご確認下さいますようお願い申し上げます。

ある日の社外メール

△△株式会社 ○○部長様
いつもお世話になっております。
早速ですが、××月▽▽日に貴社へ伺う際は宜しくお願い申し上げます。
弊社からは資料とサンプル品をいくつかお持ちいたします。

先方へ送る郵便物の宛名の書き方

ある日の社外へ送る郵便物

宛名
△△株式会社御中 ◇◇部○○様

文書
関係者各位の皆様
貴社におかれましては、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。

こんにちは!広報のいっちゃんです\(^o^)/

皆さんは職場で社外とのビジネスメールや郵便物、電話応対や面会で敬称に気を付けていますか?
敬称いうのは下の4つになります。

・様
・殿
・御中
・各位

ビジネスシーンではよく使われるものばかりです。
最初に書いた3つの例は間違った使い方をしています。
外部の方は「この会社の社員さんは大丈夫かな?」と思い、社内でも「仕事はできても会話やメールができないとなると外に出せない。」と不安感じるでしょう。

今回は4つの言葉の正しい使い方を記事にしてみました。
重要なことなのでぜひ読んでってください。

言葉遣いをマスターしよう

相手個人とのメールや電話対応、企業団体への郵便物を送付するなどのやりとりの際、いつ・どこで・どの敬称を使うといいでしょうか?

「様」の場合

一般的に目上・目下関係なく「○○様」が多いです。
しかし、メールやFAXなどのビジネス文書、電話などで「○○社長 様」「○○部長 様」ことがあります。
敬称+敬称で重複しているため、役職名の後ろに「様」は付けません。
この場合は以下のようになります。

・○○部長
・◇◇部 ○○様

また、郵便物の宛名にも注意して以下のように書くといいと思います。

△△株式会社 ◇◇部 部長 ○○様

「殿」の場合

目上が目下にメールを送る時に「○○殿」を使われることがあります。
目下が目上に使ってしまうと、「ん?君はふざけてるの?」と大変な事態を招くことになるかもしれないので、ご注意を。
社内で使うことはなく、役職が付いていない場合であれば「○○さん」と呼ぶことが多いです。

「御中」の場合

こちらは企業向けの郵便物でお見かけすることが多々あります。

「△△株式会社 御中」

会社宛の場合は上記のような書き方になります。
「様」は担当者宛に送る時のみです。

「△△株式会社 ○○様」

間違っても「△△株式会社 ○○御中」「△△株式会社御中 ○○様」とならないようにしましょう。

「各位」の場合

そもそも各位って何?と考える広報のいっちゃん

こちらは企業などの団体、社内間でのやりとりで見られます。
私も初めて聞いた時は、「そもそも、各位って何?」と疑問に思っていました。
ざっくり言うと、「皆様方」と同じです。
なので、「各位の皆様」「各位様」と書いてしまうと重複するので、以下の書き方が良いでしょう。

「関係者各位」

まとめ

少し長くなりましたが、いかがでしたでしょうか?
ここまで読んでくれているということは、私の説明をさらっとでも目を通してくれているんですね!
ありがとうございます\( ´ω` )/

次回も引き続き、ワクワクエストをご覧ください。

ではでは、広報のいっちゃんでした\(^o^)/